A. Porządkowanie dokumentów

ACTANET oferuje pełne spektrum działań archiwistycznych w zakresie porządkowania dokumentacji, które poprzedza bezpłatna wycena usługi.

Wykonujemy następujące czynności:

• systematyzacja zasobu archiwalnego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, w tym także nadanie odpowiedniej klasyfikacji aktowej kategorii A, B i BC.
• wprowadzanie układu chronologicznego w obrębie każdej jednostki według kolejności ich narastania w teczce, wraz z jej opisem.
• wydzielenie dokumentacji kategorii A, której okres przechowywania upłynął, w celu przekazania ich do właściwego Archiwum Państwowego.
•  sporządzenie spisów zdawczo - odbiorczych w formie drukowanej i elektronicznej
• przekazanie uporządkowanej dokumentacji wraz z informacjami o sposobie korzystania z opracowanych akt.
• podpisanie protokołu odbioru prac.

B. Niszczenie akt

• zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych. ( Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926), dokumentacja zawierająca dane osobowe, po upływie terminu jej przechowywania, musi zostać wybrakowana zgodnie z odpowiednimi procedurami i na specjalnie do tego przeznaczonym sprzęcie.
• Oferujemy usługę bezpiecznego brakowania dokumentacji niearchiwalnej, której okres przechowywania określony przepisami archiwalnymi upłynął.
• Fizyczna likwidacja obejmuje: dokumenty papierowe, nośniki informacji (np. płyty CD, karty pamięci).
• Niszczenie odbywa się na profesjonalnym sprzęcie, posiadającym 4 klasy tajności według normy DIN 32757.

 C. Opieka nad archiwum zakładowym

• oferujemy usługę wynajęcia naszego pracownika, który wypełniałby wszystkie obowiązki związane z prowadzeniem archiwum zakładowego:
• przyjmowanie dokumentów wstępnie opisanych i uporządkowanych spływających z poszczególnych komórek organizacyjnych, a następnie weryfikacja klasyfikacji aktowej i nadanie im odpowiedniej sygnatury.
• sporządzanie spisów aktowych.
• brakowanie dokumentów, których czas przechowywania minął wraz z wykonaniem spisów.
• udostępnianie pracownikom dokumentów znajdujących się w zasobie.

D. Tworzenie instrukcji kancelaryjnej

• Instrukcja kancelaryjna jest to dokument niezbędny do prawidłowego funkcjonowania systemu kancelaryjnego w każdym zakładzie pracy, reguluje on wszystkie zasady postępowania z dokumentacją jawną, począwszy od momentu wpływu/wytworzenia aż do czasu przekazania materiałów do archiwum.
• W związku z wejściem w życie dnia 18 stycznia 2011 roku ustawy  w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych Dz.U. z 2011 nr 14 poz. 67 każdy zakład pracy powinien posiadać instrukcję kancelaryjną zgodną z najnowszymi wytycznymi, wobec czego proponujemy Państwu stworzenie instrukcji kancelaryjnej, odpowiadającej strukturze organizacyjnej Państwa firmy lub instytucji.

 E. Elektroniczna archiwizacja dokumentów

Oferujemy Państwu możliwość przekształcenia tradycyjnej formy dokumentów na ich elektroniczny odpowiednik, który będzie udostępniany w dogodnej dla klienta formie (archiwum online z 24h dostępem lub nośniki danych np. CD/DVD, dysk zewnętrzny). Możliwość pracy z elektronicznymi dokumentami zapewni klientowi szybszy i łatwiejszy dostęp do informacji, także poza siedzibą firmy.

• dokumenty skanowane przy wykorzystaniu technologii OCR, przekształcone są w format tekstowy, dzięki czemu można je będzie odczytywać jako PDF, w którym możliwe jest przeszukiwanie dokumentów pod kątem odpowiedniej frazy,  lub jako w pełni edytowalny plik Worda czy też arkusz Excela.
• wirtualne archiwum gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych dokumentów. Dostęp do bazy danych podlega autoryzacji, każdy pracownik ma własny klucz dostępu, wraz z przyznanymi uprawnieniami wglądu, a każda wykonana czynność jest rejestrowana. Dodatkowo całość lub wybrana część dokumentacji może być chroniona przed wprowadzaniem niepożądanych zmian, poprzez udostępnianie ich jedynie w trybie „tylko do odczytu”
• organizujemy szkolenia pracowników Państwa firmy z zakresu obsługi oferowanego przez nas oprogramowania do prowadzenia wirtualnego archiwum.